京都のいちご狩り農園 red。予約の受け口は、外部体験予約プラットフォームと自社サイトの Google Form の2つで、比率はプラットフォーム9割・自社1割という状況だった。両者の予約情報は別々に管理しており、エクセルへの手転記が日常業務として発生していた。
今シーズン、外部プラットフォーム経由で一定の認知を獲得できたことをきっかけに、「次シーズンからは自社で予約を取るフェーズへ移行したい」というオーナーの意向があり、相談をいただいた。
まず、外部プラットフォームの手数料負担。予約が成立するたびに売上の16%超が徴収されており、薄利になりやすいシーズンビジネスでのコスト圧迫が続いていた。
次に、2系統に分断された管理業務。外部プラットフォームと Google Form の予約情報は別々に把握する必要があり、最終的にはエクセルへ手転記して管理していた。
そして、フォーム自体の限界。Google Form には枠の空き判定や満席制御の機能がなく、受付状況はすべて手動で把握・管理していた。外部プラットフォームと合わせてダブルブッキングを避けるための手間が、オーナーの負担になっていた。
既存の HP からリンクで遷移する、顧客向けの予約フォームをゼロから構築した。プラン選択 → 日程・時間の選択 → 人数・連絡先の入力 → 内容確認 → 申し込み完了という一連の流れをウェブ上で完結できる設計にした。枠の残数はリアルタイムで反映され、開始時間の 8 時間前になると自動で受付を締め切る。土日祝には設定した値上げ率が料金に自動反映される仕組みも組み込んだ。
外部体験予約プラットフォームから届く予約通知メール・キャンセルメールを自動でパースし、管理画面へ取り込む仕組みを構築した。自社フォームからの予約と外部プラットフォーム経由の予約が同一の管理画面で確認できるようになり、これまで必要だったエクセルへの手転記が不要になった。
ダブルブッキングを防ぐため、自社フォームからの申し込みは承認制を採用した。顧客が申し込みを完了すると「承認待ち」状態で保存され、管理者が承認・拒否を選択すると確定メールまたは案内メールが自動で送信される。当日のチェックイン管理と売上集計も同じシステム内で完結する設計にした。
2系統に分かれていた予約情報が一画面に統合され、手動管理の手間が大きく削減された。自社予約フォームの体験を整えたことで、外部プラットフォームへの依存度を段階的に下げていくための受け皿ができた。自社予約の比率が上がるほど、手数料コストの削減につながる構造になっている。